Solo el 1% de las marcas de retail y los fabricantes D2C tienen una precisión del 90% en sus inventarios. El 39% de aquellos que enfrentan dificultades hablaron de los silos de datos de inventario como un problema importante.
Cuando los datos están fragmentados, las empresas se enfrentan a situaciones de exceso de stock y desabastecimiento. Esta baja precisión en sus inventarios de productos puede obstaculizar su crecimiento y su competitividad en el mercado.
Este artículo explora cómo mantener una base de datos de inventario precisa y una gestión de inventarios eficiente puede ayudar a abordar estos desafíos. Descubrirás cómo se define base de datos de inventario precisa, ejemplos del mundo real que demuestran sus beneficios y los principios fundamentales de diseño,. Todo ello, enfocado a tener una base de datos eficiente que garantice un seguimiento en tiempo real de inventarios, asegurando siempre la precisión en cada paso del proceso.
Base de datos de inventario: Índice
¿Qué es una base de datos de inventario?
Una base de datos de inventario es un repositorio único para los datos relacionados con el inventario (por ejemplo, registros de compras, descripciones de productos y niveles de inventario). Las empresas que manejan bienes físicos, como los fabricantes y minoristas, la utilizan para una gestión eficiente del inventario.
La base de datos es el punto central de todos los sistemas conectados a través de la cadena de suministro.
Si se integra en un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), la base de datos proporciona información en tiempo real sobre los costos. Los equipos de finanzas pueden rastrear fácilmente el valor de los stocks disponibles y preparar estados financieros precisos.
Las organizaciones también pueden sincronizarla con los Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS). El WMS alimenta datos a la base de datos y sincroniza automáticamente las actualizaciones de inventario a medida que el personal del almacén recoge, empaqueta, mueve y envía los artículos.
Mantener una base de datos para la gestión de inventarios puede reducir los costos de almacenamiento y apoyar la visibilidad en tiempo real en múltiples ubicaciones. La siguiente sección explica cómo funciona.
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Cómo las bases de datos de inventario facilitan el seguimiento en tiempo real
Las ventas, el reabastecimiento y los movimientos logísticos hacen que los niveles de inventario sean impredecibles. Afortunadamente, una base de datos de inventario ofrece supervisión al proporcionar seguimiento y monitoreo de datos en tiempo real de varias maneras:
Monitoreo de niveles de inventario en tiempo real
Una base de datos de inventario aprovecha la tecnología para rastrear los movimientos de inventario al minuto. Los saldos reflejan automáticamente todas las transacciones relacionadas con el inventario a medida que ocurren.
Para la marca de productos de cuidado masculino Fulton & Roark, la integración del ERP de NetSuite los salvó de la gestión de hojas de cálculo propensa a errores y que consume mucho tiempo.
Antes de la integración, realizaban la entrada manual de datos duplicados: registrando datos en hojas de cálculo y actualizando la información financiera y de inventario en su software de contabilidad de escritorio.
Hoy en día, Fulton & Roark mantiene operaciones eficientes y niveles de inventario precisos. Obtuvieron mejor visibilidad sobre los márgenes y el inventario, lo que apoya aún más su crecimiento en comercio electrónico.
“Una base de datos de inventario no es solo un sistema de registro; es una herramienta estratégica que impulsa la eficiencia y la rentabilidad.”
— Anónimo
Alertas de bajo stock o exceso de inventario
Las bases de datos se pueden configurar para activar notificaciones automáticas cuando los niveles de inventario caen por debajo de un umbral determinado. De esta forma, los equipos pueden volver a pedir suministros antes de que se agoten.
Por otro lado, las alertas de exceso de inventario pueden señalar cuando los productos están inactivos. Los equipos de marketing pueden entonces realizar promociones o redirigir el inventario sobrante a otras áreas con alta demanda.
Se espera que la distorsión del inventario en la industria minorista cueste 1.77 billones de dólares, siendo los excesos de inventario responsables del 32% y los desabastecimientos del 68%.
Estos problemas de inventario son inevitables para la mayoría de las empresas, pero no tienen que ser la norma. Pueden aumentar la satisfacción del cliente, mitigar las pérdidas financieras y mantener el flujo de efectivo fluido con información en tiempo real sobre los niveles de inventario.
“Lo que se mide, se gestiona.”
— Peter Drucker
Seguimiento de lotes y fechas de caducidad
Las bases de datos de inventario cuentan con capacidades de seguimiento en tiempo real para que los usuarios puedan identificar productos cercanos a su fecha de caducidad. Esto es crucial para las industrias de alimentos y bebidas, farmacéutica, cosmética y otras que manejan productos perecederos.
Cuantos menos productos caducados tengan las empresas, menos dinero perderán. Un informe de McKinsey encontró que los minoristas y fabricantes podrían ahorrar 80 mil millones de dólares en nuevo potencial de mercado al reutilizar alimentos que de otro modo se desperdiciarían.
Saber cuánto duran los productos y predecir la demanda futura puede ayudar a lograrlo. Sin embargo, todo esto depende de tener datos precisos y confiables en la base de datos de inventario.
A continuación se presentan las mejores prácticas para mantener esta precisión.
Cómo mantener la precisión en el diseño de tu base de datos de inventario
Las bases de datos bien estructuradas facilitan el almacenamiento sin interrupciones y la rápida recuperación de los datos de inventario. Los usuarios deben encontrar fácil localizar, agregar, actualizar o eliminar cualquier pieza de información.
Mapear los componentes de la base de datos—entidades, atributos y relaciones—puede ayudar a lograr esto. A continuación se presentan los componentes de la base de datos de inventario para Serene Sip, una tienda ficticia de té premium, como ejemplo
1. Entidades y atributos
Las entidades representan los objetos o componentes principales dentro de la base de datos que deben ser rastreados. Cada entidad corresponde a un objeto, concepto o evento del mundo real relevante para el negocio.
Mientras tanto, los atributos son las piezas específicas de datos que describen o definen una entidad. Tienen un tipo de dato, como texto, número, fecha o booleano.
-
Productos
La entidad Productos almacena información sobre cada producto disponible en Serene Sip.
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Atributos |
Ejemplos |
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ID Del producto |
1001 |
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Nombre |
Matcha Set |
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Descripción |
A complete matcha set including premium matcha powder, a bamboo whisk, a ceramic bowl, and a scoop. |
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SKU |
MST-BNDL-001 |
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Precio |
€39.99 |
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Cantidad disponible |
120 |
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Nivel de reabastecimiento |
30 |
|
Categoría |
Tea Blends |
-
Proveedores
La entidad Proveedores muestra toda la información de los proveedores de la marca.
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Atributos |
Ejemplos |
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ID de proveedor |
SUP-0012 |
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Nombre |
Kyoto Tea Co. |
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Información de contacto |
Telefono: (987) 654-3210 Email: info@kyototeaco.com |
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Dirección |
123 Chai Street, Kyoto, Japan |
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Plazo de entrega |
3 semanas |
-
Clientes
Todos los datos relacionados con los clientes existentes de Serene Sip se almacenan en esta entidad..
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Atributos |
Ejemplos |
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ID de cliente |
CUS-000268 |
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Nombre |
Reica Bloom |
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Información de contacto |
Phone: (123) 456-7890 Email: reibloom@gmail.com |
|
Dirección |
456 Wellness Way, Tea Town, CA |
-
Pedidos
Esta entidad realiza el seguimiento de los pedidos de los clientes, indicando los productos comprados y el estado actual del pedido.
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Atributos |
Ejemplos |
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Order ID |
1105181900 |
|
ID de cliente |
CUS-000268 |
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Fecha del pedido |
19-11-2024 |
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Monto total |
$119.97 |
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Estado del pedido |
En proceso |
-
Transacciones de inventario
El siguiente ejemplo ilustra cómo Reica compra 3 sets de matcha.
Esta entidad realiza el seguimiento de los cambios en los niveles de inventario: adiciones (es decir, compras y devoluciones de clientes) y sustracciones (es decir, ventas, devoluciones de proveedores, productos dañados/perecederos).
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Atributos |
Ejemplos |
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ID de transacción |
MRAX1234310121 |
|
ID de producto |
1001 |
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Fecha de transacción |
19-11-2024 |
|
Cantidad modificada |
-3 |
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Tipo |
Sustracción |
Cada entidad de base de datos debe ser diseñada para trabajar de manera cohesiva con las demás para mejorar el flujo de datos. Ahí es donde entran las relaciones.
2. Relaciones
Las relaciones definen cómo interactúan entre sí las diferentes entidades de datos (es decir, uno a muchos o muchos a muchos). Estos componentes ayudan a mantener la integridad de los datos y facilitan las consultas complejas.
Serene Sip organizaría las relaciones clave dentro de su base de datos de inventario de la siguiente manera:
Relación Producto-Proveedor (Uno a Muchos). Un proveedor entrega múltiples productos a Serene Sip, y esos productos son exclusivos de ese proveedor.
Ejemplo: Kyoto Tea Co. suministra productos de té, incluyendo el set de matcha y otras mezclas de té.
Relación Cliente-Pedido (Uno a Muchos). Un solo cliente puede realizar múltiples pedidos, pero cada pedido está vinculado a un solo cliente.
Ejemplo: Reica Bloom puede comprar sets de matcha hoy y ordenar una muestra de té de manzanilla la próxima semana, con una entrada de pedido diferente.
Relación Producto-Pedido (Muchos a Muchos). Un pedido puede incluir varios productos, y un producto puede aparecer en múltiples pedidos.
Ejemplo: Serene Sip gestiona los pedidos a través de una tabla intermedia (por ejemplo, OrderDetails). Esta tabla vincula los productos con sus respectivos pedidos, como el caso de Reica Bloom comprando 3 sets de matcha.
Optimizar estas consideraciones en el diseño de tu base de datos de inventario puede ayudar a agilizar el proceso de gestión del inventario. Mantienen la base de datos confiable, fácil de usar y accesible.
Reforzando la integridad de la base de datos de inventario
Las bases de datos ofrecen seguimiento en tiempo real, alertas de bajo stock y monitoreo de caducidad de lotes para optimizar los sistemas de gestión de inventarios. Sin embargo, los datos almacenados en tu base de datos de inventario son tan valiosos como su precisión.
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